Ko obrađuje Vaše podatke
Rukovalac podacima je Ncoded Solutions DOO, Vizantijski bulevar 29, 3. sprat, 18000 Niš, Srbija, matični broj 21533220, PIB 111747935 (u daljem tekstu: „mi“).
Za sva pitanja o podacima o ličnosti i za ostvarivanje prava pišite nam na podrska@enalozi.rs. Lice za zaštitu podataka o ličnosti nismo imenovali; kada ga imenujemo, njegove kontakt podatke objavićemo na ovoj stranici.
Na koga se politika odnosi
Politika se odnosi na korisnike eNalozi aplikacije (vlasnike i članove tima firmi, preduzetnike i paušalce, knjigovođe i zaposlene u knjigovodstvenim agencijama), na osobe koje zakazuju demonstraciju ili nam se obraćaju i na posetioce sajta.
Firme i knjigovođe u eNalozi aplikaciju unose i podatke o drugim osobama: kupcima, dobavljačima, zaposlenima i drugim stranama iz izvoda, faktura, računa i poreskih prijava. Za te podatke rukovalac je firma koja ih unosi, a mi ih obrađujemo po njenim uputstvima, kao obrađivač, u skladu sa Ugovorom o obradi podataka o ličnosti koji je deo Uslova korišćenja. Ako se Vaši podaci nalaze u dokumentima neke firme, obratite se toj firmi; zahtev koji pošaljete nama prosledićemo joj bez odlaganja.
Koje podatke obrađujemo, u koje svrhe i po kom osnovu
| Svrha | Podaci | Pravni osnov | Rok čuvanja |
|---|---|---|---|
| Otvaranje i vođenje korisničkog naloga, prijava i pružanje usluge | ime i prezime, adresa e-pošte, broj telefona, lozinka (čuvamo samo njen heš), identifikator Google ili Apple naloga ako se tako prijavljujete, profilna slika, uloga u firmi | izvršenje ugovora | dok korisnički nalog postoji; posle brisanja najkasnije 30 dana |
| Podaci o firmi i pretplati, fakturisanje i naplata | poslovno ime, PIB, matični broj, adresa, adresa e-pošte za fakturisanje, izdate fakture i evidentirane uplate | izvršenje ugovora i zakonske obaveze iz propisa o računovodstvu, porezu na dodatu vrednost i elektronskom fakturisanju | fakture i podaci o plaćanjima 10 godina od isteka godine u kojoj je faktura izdata |
| Bezbednost, sprečavanje zloupotreba i dokazivanje radnji | IP adresa, podaci o pregledaču i uređaju, vreme i ishod zahteva, prijave na korisnički nalog, dnevnik aktivnosti (ko je šta i kada promenio) | legitimni interes | dnevnik aktivnosti 365 dana, istorija prijava 90 dana, tehnički zapisi servera najviše 90 dana |
| Čitanje računa i dokumenata uz pomoć veštačke inteligencije (Anthropic) | fotografije i PDF dokumenti računa koje izaberete i podaci sa njih | Vaš pristanak, koji dajete kada pokrenete čitanje | rezultat ostaje u nalogu firme kao i ostali njeni podaci; Anthropic podatke ne koristi za obuku modela i ne čuva ih duže nego što njegovi uslovi za poslovne korisnike dozvoljavaju |
| Podrška korisnicima | ime i prezime, adresa e-pošte, sadržaj poruka | izvršenje ugovora | 24 meseca od poslednje poruke |
| Zakazivanje demonstracije | ime i prezime, adresa e-pošte, oblast interesovanja, a po Vašem izboru i naziv firme, telefon i napomena | radnje pre zaključenja ugovora, na Vaš zahtev | 12 meseci od termina demonstracije |
| Obaveštenja o novostima i ponudama | adresa e-pošte, evidencija pristanka | pristanak | dok ne opozovete pristanak |
| Analitika posećenosti sajta enalozi.rs | pseudonimni identifikator posetioca u kolačiću, posećene stranice i izvor posete, vrsta uređaja i pregledača, približna lokacija na osnovu IP adrese, klikovi i kretanje kroz stranicu (snimci bez sadržaja polja za unos) | pristanak | Google Analytics 14 meseci, Hotjar 365 dana |
| Statistika korišćenja i dijagnostika mobilne aplikacije | identifikator instalacije, događaji u aplikaciji, izveštaji o greškama i padovima, IP adresa | pristanak | najduže 14 meseci |
| Obaveštenja o događajima u nalogu (push) | token uređaja za obaveštenja | izvršenje ugovora, kada uključite obaveštenja | dok su obaveštenja uključena |
Uslugu pružamo isključivo firmama i preduzetnicima. Podatke označene kao obavezne pri registraciji potrebno je da date da bismo otvorili korisnički nalog i pružili uslugu; bez njih nalog nije moguće otvoriti. Ostali podaci su dobrovoljni.
Legitimni interes na koji se pozivamo jeste zaštita sistema i podataka korisnika od neovlašćenog pristupa i zloupotrebe, kao i mogućnost da firma i mi utvrdimo ko je i kada izvršio neku radnju. Procenu legitimnog interesa čuvamo i dostavićemo Vam je na zahtev.
Podaci koje firme unose u eNalozi aplikaciju
Izvode, elektronske fakture iz Sistema elektronskih faktura (SEF), fiskalne račune i druge dokumente, poreske prijave, naloge za plaćanje i podatke o kupcima, dobavljačima i zaposlenima obrađujemo isključivo da bismo firmi pružili uslugu, po njenim uputstvima. Te podatke ne koristimo za sopstvene analize, oglašavanje ni za obuku modela veštačke inteligencije i ne prodajemo ih.
Prepoznavanje podataka uz pomoć veštačke inteligencije nije obavezno. Fotografije i PDF dokumenti računa šalju se uslugama za prepoznavanje teksta i izdvajanje podataka (Amazon Textract i Anthropic) samo uz Vaš pristanak, koji dajete kada sami pokrenete čitanje, i samo za dokumente koje izaberete; podatke uvek možete uneti i ručno. Bankovne izvode obrađujemo sopstvenim programom i ne šaljemo ih pružaocima usluga veštačke inteligencije. Rezultat prepoznavanja je predlog koji Vi proveravate i potvrđujete; ne donosimo automatizovane odluke koje proizvode pravne posledice po Vas ili druge osobe.
Fiskalne račune proveravamo u sistemu Poreske uprave pomoću linka za proveru sa samog računa. Fakture preuzimamo iz SEF-a, a prihvatamo ili odbijamo ih isključivo kada to Vi pokrenete, pomoću API ključa Vaše firme koji čuvamo šifrovan.
Kome poveravamo podatke
Podatke poveravamo samo pružaocima usluga koji ih obrađuju po našim uputstvima, na osnovu ugovora o obradi podataka:
| Pružalac | Usluga | Lokacija obrade |
|---|---|---|
| Amazon Web Services | hosting aplikacije, baza podataka, čuvanje dokumenata, tehnički zapisi, prepoznavanje teksta (Textract) uz Vaš pristanak | Nemačka (Frankfurt) |
| Anthropic | čitanje podataka sa fotografija računa i dokumenata, samo uz Vaš pristanak | SAD |
| Twilio SendGrid | slanje e-pošte (potvrde, pozivnice, obaveštenja) | SAD |
| Google (Google Workspace, Firebase) | kalendar za zakazane demonstracije, push obaveštenja, statistika mobilne aplikacije uz Vaš pristanak | SAD i EU |
| Google (Google Analytics) | analitika posećenosti sajta, uz Vaš pristanak | SAD |
| Hotjar | analiza korišćenja sajta i snimci poseta, uz Vaš pristanak | Malta i Irska (EU) |
| Datadog | izveštaji o greškama mobilne aplikacije, uz Vaš pristanak | Nemačka |
| Cloudflare | zaštita obrasca za zakazivanje demonstracije od automatizovanih zloupotreba | SAD |
Ako se prijavljujete preko Google ili Apple naloga, ti pružaoci podatke obrađuju kao samostalni rukovaoci, u skladu sa svojim politikama privatnosti; mi od njih dobijamo samo ime, adresu e-pošte i identifikator naloga.
Knjigovođa kog firma poveže sa svojim nalogom radi sa podacima te firme dok je povezan sa njom. Podatke otkrivamo državnim organima samo kada to zakon nalaže, na osnovu obavezujućeg zahteva, i o tome obaveštavamo firmu kada je to dozvoljeno.
Prenos podataka u druge države
Aplikaciju, bazu podataka i otpremljene dokumente čuvamo u Nemačkoj, u centru podataka Amazon Web Services u Frankfurtu. Nemačka i ostale države članice Evropske unije nalaze se na listi država sa primerenim nivoom zaštite podataka o ličnosti koju je utvrdila Vlada Republike Srbije, pa za taj prenos nisu potrebne dodatne mere.
Pojedini pružaoci usluga obrađuju podatke u Sjedinjenim Američkim Državama: Anthropic, kada pokrenete čitanje računa, Twilio SendGrid za slanje e-pošte, Google i Cloudflare. SAD se ne nalaze na pomenutoj listi, pa prenos u SAD vršimo uz standardne ugovorne klauzule koje je usvojio Poverenik za informacije od javnog značaja i zaštitu podataka o ličnosti.
Primerak primenjenih mera zaštite možete zatražiti na podrska@enalozi.rs.
Kolačići i slične tehnologije
Sajt enalozi.rs koristi analitičke kolačiće (Google Analytics i Hotjar) samo ako to dozvolite u obaveštenju o kolačićima koje se prikazuje pri prvoj poseti. Dugmad „Prihvatam“ i „Odbijam“ jednako su dostupna, a dok ne date pristanak, analitički alati se ne učitavaju i ne postavljaju kolačiće. Izbor možete u svakom trenutku promeniti preko linka „Podešavanja kolačića“ u dnu svake stranice; kada opozovete pristanak, analitičke kolačiće brišemo sa Vašeg uređaja. Obaveštenje ponovo prikazujemo posle 12 meseci.
| Naziv | Pružalac | Svrha | Trajanje | Osnov |
|---|---|---|---|---|
| enalozi-consent (lokalno skladište pregledača) | eNalozi | pamti Vaš izbor u vezi sa kolačićima | 12 meseci | neophodno za rad sajta |
| _ga, _ga_* | Google Analytics | razlikuje posetioce i posete radi statistike posećenosti | 13 meseci | pristanak |
| _hjSessionUser_* | Hotjar | prepoznaje posetioca pri ponovnim posetama | 12 meseci | pristanak |
| _hjSession_* | Hotjar | povezuje podatke iz jedne posete | 30 minuta | pristanak |
| Cloudflare Turnstile | Cloudflare | proverava da obrazac za zakazivanje demonstracije šalje čovek; na enalozi.rs ne postavlja kolačić | tokom provere | neophodno za slanje obrasca |
Google Analytics koristimo bez Google signala i bez personalizacije oglasa, a podaci o oglašavanju ostaju odbijeni. Hotjar ne beleži sadržaj polja za unos, a obrazac za zakazivanje demonstracije potpuno je isključen iz snimanja. Analitičke alate ne koristimo u web aplikaciji app.enalozi.rs.
Web aplikacija na Vašem uređaju čuva samo ono što je neophodno za njen rad: podatke o prijavi i podešavanja, kao što su jezik i pismo. Za to nije potreban pristanak.
Mobilna aplikacija statistiku korišćenja (Google Analytics for Firebase) i izveštaje o greškama (Datadog) šalje samo ako to dozvolite. Izbor možete u svakom trenutku promeniti u podešavanjima aplikacije.
Bezbednost podataka
Mere zaštite opisujemo onakve kakve jesu:
- sav saobraćaj između Vas i eNalozi aplikacije ide isključivo šifrovanom vezom (HTTPS);
- lozinke ne čuvamo, već samo njihov jednosmerni heš (bcrypt);
- API ključ za SEF čuvamo šifrovan (AES), a ključ za šifrovanje čuvamo odvojeno od baze podataka;
- podaci i rezervne kopije na serverima čuvaju se šifrovani;
- pristup se zasniva na ulogama (knjigovođa, administrator firme, član tima), uz kratkotrajne tokene za pristup;
- dokumentima se pristupa samo preko privremenih, vremenski ograničenih linkova;
- dnevnik aktivnosti beleži ko je šta i kada promenio i dostupan je firmi godinu dana, a istorija prijava 90 dana;
- javni obrasci zaštićeni su ograničenjem broja zahteva i proverom protiv automatizovanih zloupotreba;
- pristup produkcionim podacima ima samo mali broj zaposlenih u kompaniji Ncoded Solutions, isključivo kada je to potrebno za održavanje sistema ili rešavanje Vašeg zahteva, i svi su pisano obavezani na čuvanje poverljivosti.
Ako dođe do povrede bezbednosti podataka, administratora firme obavestićemo bez odlaganja, a najkasnije u roku od 24 časa od saznanja, i pomoći ćemo firmi da ispuni svoje obaveze. Kada su ugroženi podaci za koje smo mi rukovalac, obavestićemo Poverenika u roku od 72 časa, a Vas kada to zakon nalaže.
Vi kontrolišete svoje podatke
- Firma u svakom trenutku može da izveze svoje podatke u formatima XLSX, CSV i JSON.
- Vi odlučujete da li se Vaši računi čitaju uz pomoć veštačke inteligencije: čitanje se pokreće samo uz Vaš pristanak, kada ga sami zatražite, a ako ga ne pokrenete, dokumenti se ne šalju kompaniji Anthropic. Bankovni izvodi joj se ne šalju nikada.
- Analitičke kolačiće na sajtu prihvatate ili odbijate Vi, a izbor menjate preko linka „Podešavanja kolačića“ u dnu stranice.
- Administrator firme poziva i uklanja članove tima i odlučuje sa kojim knjigovođom radi.
- Firma može u svakom trenutku da isključi povezivanje sa SEF-om i promeni API ključ u SEF-u, čime nam oduzima pristup.
- Svaki korisnik može da zatraži brisanje svog korisničkog naloga na podrska@enalozi.rs; zahtev izvršavamo najkasnije u roku od 30 dana. Zapisi o Vašim ranijim radnjama u dnevniku aktivnosti firme čuvaju se do isteka roka od 365 dana, a zatim se brišu.
- O svakom novom pružaocu usluga koji obrađuje podatke firmi obavestićemo Vas najmanje 30 dana unapred.
- Po prestanku pretplate podaci firme ostaju dostupni za izvoz 30 dana, zatim ih brišemo u narednih 30 dana, a iz rezervnih kopija nestaju najkasnije 35 dana posle toga.
- Zakonsku obavezu čuvanja knjigovodstvenih isprava i poslovnih knjiga ima firma, zato pre zatvaranja naloga preuzmite svoje podatke.
Vaša prava
U skladu sa Zakonom o zaštiti podataka o ličnosti imate pravo da:
- dobijete informaciju da li obrađujemo Vaše podatke i kopiju tih podataka;
- zahtevate ispravku netačnih ili dopunu nepotpunih podataka;
- zahtevate brisanje podataka, osim kada nas zakon obavezuje da ih čuvamo;
- zahtevate ograničenje obrade;
- podatke koje ste nam dali dobijete u strukturisanom, mašinski čitljivom obliku i prenesete ih drugom rukovaocu;
- uložite prigovor na obradu zasnovanu na legitimnom interesu, a u svakom trenutku i na obradu za potrebe direktnog oglašavanja;
- opozovete pristanak u bilo kom trenutku, bez uticaja na zakonitost obrade pre opoziva.
Zahtev pošaljite na podrska@enalozi.rs. Odgovorićemo bez odlaganja, a najkasnije u roku od 30 dana; ako je zahtev složen, rok možemo produžiti za još 60 dana, o čemu ćemo Vas obavestiti u prvih 30 dana. Ako ne možemo pouzdano da utvrdimo Vaš identitet, zatražićemo dodatne podatke. Ostvarivanje prava je besplatno.
Ako smatrate da obrada nije zakonita, možete podneti pritužbu Povereniku za informacije od javnog značaja i zaštitu podataka o ličnosti, Bulevar kralja Aleksandra 15, 11120 Beograd, office@poverenik.rs, www.poverenik.rs.
Maloletna lica
Usluga je namenjena firmama i preduzetnicima. Korisnici moraju imati najmanje 18 godina; svesno ne obrađujemo podatke maloletnih lica.
Izmene politike
Politiku ažuriramo kada se promeni način obrade ili propis. O bitnim izmenama obaveštavamo korisnike e-poštom i u aplikaciji pre nego što stupe na snagu. Na ovoj stranici uvek je objavljena važeća verzija sa datumom poslednje izmene, a ranije verzije dostavljamo na zahtev.