Kako automatizovati isplatu plata uz pomoć eNaloga?

Praktičan vodič za firme i knjigovođe: kako kroz eNalozi organizovati pripremu uplatnica, izvoz za banku i proveru izvoda kod isplate plata.

Isplata plata nije samo jedan nalog ka zaposlenom. U praksi obično postoji obračun zarade, provera podataka zaposlenih, podnošenje PPP-PD prijave, čekanje BOP-a, plaćanje poreza i doprinosa, plaćanje neto zarada, zatim provera da li se sve vidi na bankovnom izvodu. Kada se taj proces vodi kroz poruke, Excel fajlove i ručni unos u e-banking, greške se najčešće javljaju baš u detaljima: pogrešan poziv na broj, duplirana uplatnica, preskočen zaposleni ili nejasan status plaćanja.

eNalozi ne zamenjuje obračun zarade niti Poresku upravu. Njegova uloga je operativna: da knjigovođa i firma imaju jedno mesto za pripremu uplatnica, kontrolu statusa, izvoz za banku i povezivanje uplata sa izvodima. Ako već koristite upravljanje uplatnicama i bankovnim izvodima, isti princip može da se primeni i na mesečnu isplatu plata.

Šta se može automatizovati, a šta ne

Automatizacija isplate plata ima granice. Obračun zarade, poreski tretman konkretnog primanja, olakšice, naknade, bolovanja, beneficije i posebni slučajevi ostaju posao knjigovođe, obračunskog softvera ili savetnika. eNalozi može da pomogne u delu procesa koji dolazi posle obračuna: organizovanje naloga za plaćanje, evidencija šta je spremno, izvoz ka banci i kasnija provera bankovnih izvoda.

Za poreze i doprinose po odbitku, Poreska uprava u poreskom kalendaru navodi da se pojedinačna poreska prijava PPP-PD podnosi pre svake isplate prihoda. To znači da tok isplate plate ne treba automatizovati kao običnu šablonsku uplatu bez provere: prvo se priprema i podnosi prijava, zatim se koristi BOP koji je Poreska uprava dodelila toj prijavi.

Praktičan tok isplate plate kroz eNalozi

Najbolji rezultat se dobija kada se proces podeli na nekoliko jasnih statusa. Tada direktor, finansijski administrator i knjigovođa ne moraju da pitaju "da li je plata puštena", već vide gde je konkretan mesec u toku.

Korak	Ko radi	Šta se kontroliše
1. Zaključavanje podataka za obračun	Firma i knjigovođa	zaposleni, radni sati, odsustva, neto/bruto dogovor, promene računa
2. Obračun zarade	knjigovođa ili obračunski softver	iznosi po zaposlenom, porez, doprinosi, naknade i posebni slučajevi
3. PPP-PD prijava	knjigovođa ili ovlašćeno lice	podnošenje pre isplate i preuzimanje BOP-a
4. Uplatnice u eNalozi	knjigovođa	porezi i doprinosi sa BOP-om, neto zarade zaposlenima, opis plaćanja
5. Odobrenje firme	direktor ili finansije	ukupni iznos, datum isplate, likvidnost i lista naloga
6. Izvoz za banku	firma ili knjigovođa	format koji banka prihvata, nalozi za poreze, doprinose i neto zarade
7. Usklađivanje izvoda	knjigovođa	da li su nalozi izvršeni i povezani sa bankovnim izvodom

Ovakav tok je posebno koristan za firme koje imaju više zaposlenih, više računa, odvojene osobe za pripremu i odobravanje plaćanja, ili eksternog knjigovođu. Ako tek uvodite uredan finansijski proces, vredi pročitati i vodič Da li je za paušalce potreban knjigovođa?, jer dobro objašnjava gde alat pomaže, a gde je stručna procena i dalje važna.

Korak 1: zaključajte ulazne podatke pre obračuna

Automatizacija ne pomaže mnogo ako se podaci menjaju posle svakog izvoza. Pre obračuna plate dogovorite interni rok do kog firma šalje:

promene zaposlenih i brojeve tekućih računa;
evidenciju rada, odsustva i bolovanja;
bonuse, stimulacije, obustave i druge isplate;
odluku da li se isplaćuje cela zarada ili deo zarade;
mesec na koji se obračun odnosi i planirani datum plaćanja.

U eNalozi taj deo možete organizovati kao operativnu kontrolnu listu uz mesečni set uplatnica. Cilj nije da aplikacija "pogodi" poreski obračun, već da spreči da se plaćanje pusti pre nego što su ulazni podaci zaključani.

Korak 2: pripremite PPP-PD i sačekajte BOP

Poreska uprava objašnjava da se kroz portal ePorezi može podneti PPP-PD prijava za obračunate poreze i doprinose. Isti izvor navodi da ePorezi omogućava i pregled prethodno elektronski podnetih prijava, poreskih kartica i ovlašćenja za elektronske usluge.

Kod objedinjene naplate, Poreska uprava navodi da se podnete prijave knjiže kao obaveze koje se plaćaju do datuma navedenog u prijavi, a da je BOP posle dodele dostupan banci za proveru u roku od 30 minuta. U istom obaveštenju Poreska uprava navodi i da se BOP u nalogu koristi sa modelom 97.

Zato u eNalozi ima smisla razdvojiti statuse "obračun spreman", "PPP-PD podneta", "BOP unet" i "spremno za izvoz". Ako nema BOP-a, poreski nalozi ne bi trebalo da idu u banku kao završeni.

Korak 3: napravite šablone uplatnica za plate

Za svaku isplatu plata obično postoje dve grupe naloga:

nalozi za javne prihode po osnovu poreza i doprinosa;
nalozi za neto zarade zaposlenima.

U eNalozi možete voditi šablone za primaoce, račune, svrhu plaćanja i interne oznake perioda. Za poreske naloge ključna kontrola je da se ne koristi prošlomesečni BOP i da se podaci iz aktuelne PPP-PD prijave prenesu u naloge za taj obračunski period. Za neto zarade ključna kontrola je lista zaposlenih, brojevi računa, iznosi i ukupan zbir za odobrenje.

NBS ima javni servis za šifre plaćanja za domaći i devizni platni promet. To je dobar podsetnik da šifra plaćanja nije slobodan tekst, već podatak koji treba uskladiti sa vrstom naloga i internim pravilima banke ili knjigovođe.

Korak 4: uvedite odobrenje pre izvoza u banku

Kod plata je korisno da jedna osoba priprema naloge, a druga odobrava izvoz. eNalozi može da bude mesto gde firma vidi:

ukupan iznos koji će izaći sa računa;
koliko ide zaposlenima, a koliko na javne prihode;
da li su svi nalozi vezani za isti obračunski period;
da li je datum isplate usklađen sa planom likvidnosti;
da li su nalozi spremni za banku ili još čekaju BOP, proveru ili korekciju.

Ovaj korak je organizacioni, ali smanjuje realan rizik: plata često ima veliki broj naloga i mali prostor za grešku. Ako se isti proces ponavlja svakog meseca, pogledajte pakete eNaloga i izaberite model koji odgovara broju korisnika, klijenata i bankovnih izvoda koje obrađujete.

Korak 5: izvezite naloge i proverite banku

Kada su nalozi odobreni, izvoz za banku treba da bude posledica kontrole, ne ručnog prekucavanja. eNalozi podržava rad sa uplatnicama i izvoz za dalju upotrebu, dok landing stranica navodi i XML izvoz za mBanking kao funkcionalnost aplikacije. Pre prve upotrebe proverite sa bankom koji format prihvata za masovna plaćanja i da li postoje posebna pravila za javne prihode, zbirne naloge ili isplate na račune fizičkih lica.

Za izvršenje dinarskih naloga relevantni su i platni sistemi. NBS navodi da su RTGS, IPS i kliring sistemi platni sistemi za prenos dinarskih sredstava između učesnika; za RTGS se navodi radnim danima od 9.00 do 18.00, dok se za IPS navodi da se instant transfer može inicirati svakog dana i da pojedinačni nalog u IPS sistemu ne može biti veći od 300.000 dinara. Zbog toga operativno planiranje isplate treba uskladiti sa bankom, vrstom naloga i iznosima, a ne samo sa internim dugmetom "pošalji".

Korak 6: uvezite izvod i zatvorite mesec

Automatizacija isplate plata nije završena kada su nalozi poslati. Završena je kada se bankovni izvod poklopi sa pripremljenim nalozima i kada knjigovođa može da zaključi da je sve izvršeno.

U eNalozi uvoz bankovnih izvoda pomaže da se provere:

izvršeni nalozi za javne prihode;
izvršene neto zarade zaposlenima;
odbijeni ili neizvršeni nalozi;
razlike između planiranog i stvarnog datuma izvršenja;
bankarske naknade i druge promene koje treba evidentirati.

Za firmu je ovo korisno jer ne mora da šalje screenshotove iz e-bankinga. Za knjigovođu je korisno jer dobija uredan trag: priprema, odobrenje, izvoz, izvod i status obrade.

Najčešće greške kod automatizacije isplate plata

Automatizuje se pogrešan deo procesa. Ako obračun nije proveren, automatizacija samo brže šalje pogrešne naloge. Prvo se zaključavaju podaci, zatim se priprema obračun, pa tek onda uplatnice.

Koristi se prošli BOP. BOP je vezan za konkretnu PPP-PD prijavu. Zato ga tretirajte kao obavezni podatak za taj obračun, ne kao trajni šablon.

Nema jasnog odobrenja. Kod plata je loša praksa da ista osoba bez kontrole pripremi, izveze i pusti naloge, naročito kada postoji više zaposlenih ili više poslovnih računa.

Izvod se proverava prekasno. Ako banka odbije nalog ili deo naloga nije izvršen, problem treba videti istog dana ili odmah narednog radnog dana. Uvoz izvoda i statusi obrade smanjuju oslanjanje na pretpostavke.

Aplikacija se tretira kao poreski savetnik. eNalozi može da standardizuje tok plaćanja, ali ne odlučuje da li je određena isplata zarada, naknada, drugo primanje ili poseban poreski slučaj. To ostaje za knjigovođu i važeće propise.

Minimalna kontrolna lista pre slanja naloga

Pre nego što izvezete naloge za banku, proverite sledeće:

obračun zarade je odobren;
PPP-PD prijava je podneta kada je potrebna za konkretan tip isplate;
BOP je preuzet i unet u poreske naloge;
model 97 je unet gde se koristi BOP;
neto iznosi po zaposlenima se slažu sa obračunom;
brojevi računa zaposlenih su aktuelni;
ukupni zbir naloga se slaže sa planom isplate;
firma je odobrila izvoz;
banka prihvata format fajla koji šaljete;
bankovni izvod će biti uvezen i proveren posle izvršenja.

Ako želite da ovaj tok postavite za svoju firmu ili knjigovodstvenu agenciju, možete kontaktirati eNalozi tim i dogovoriti kako da se mesečne uplatnice, odobrenja i bankovni izvodi organizuju na jednom mestu.

Korisni zvanični izvori

Napomena: Tekst je informativnog karaktera i ne predstavlja pravni, poreski ili knjigovodstveni savet. Pre donošenja odluka proverite važeće propise i konsultujte svog knjigovođu ili savetnika.